O que faz uma Secretária Executiva?

Saiba tudo o que uma Secretária Executiva faz, quanto ganha, o que precisa estudar e onde pode trabalhar.

O que faz uma Secretária Executiva?

A secretária executiva assessora o diretor e o presidente ou é o elo de ligação entre diversos setores, assessorando várias pessoas de cargos diferentes dentro da empresa.

Dentre as principais atividades ela organiza a agenda, organiza correspondências, comunicados e outros documentos.

Ela também pode administrar os compromissos, horários de reuniões e viagens dos seus superiores.

Além disso, ela identifica os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.

Algumas secretárias executivas até auxiliam em funções estratégicas dentro da empresa, como no planejamento e execução de tarefas essenciais para a organização.

Por essas e outras razões, esse profissional tem acesso a muitas informações sigilosas dentro da empresa, o que é de extrema importância conhecer o Código de Ética da profissão.

É essencial que a secretária seja bem informada sobre os assuntos e fatos que possam ser de interesse da empresa, isso trará uma maior qualidade em seu trabalho e facilitará as tarefas do dia-a-dia.

Quanto ganha?

O salário varia conforme o estado e cidade de atuação, o ramo da empresa e as habilidades da secretária, mas a média salarial no Brasil é de R$ 2.977,70 (dados do site Catho) caso ela tenha formação superior.

Profissionais que tenham curso profissionalizante, técnico ou experiência de no mínimo 2 anos na área podem ter salários que variam de R$ 1.350,00 a R$ 1800,00.

Quais habilidades ou conhecimentos precisa ter uma excelente secretária executiva?

Saiba quais são as habilidades e conhecimentos ideais que uma excelente Secretária Executiva precisa ter:

Entender de informática: essa é uma habilidade essencial para esse profissional, pois atualmente tudo é informatizado.

Mas aprenda além do básico, isso lhe destacará e também facilitará suas tarefas do dia-a-dia, por isso aprenda um pouco mais sobre o pacote Office (Word, PowerPoint e Excel), a utilizar ferramentas de armazenamento em nuvem, impressoras e equipamentos eletrônicos que possa ser útil no seu trabalho.

Liderança: é uma competência importante para auxiliar no seu suporte a outras pessoas e equipes.

Além disso, muitas decisões e resolução de problemas podem passar primeiro por você antes de chegar até um superior.

Comunicação: deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com cada funcionário para que toda mensagem enviada seja recebida e entendida claramente sem nenhum tipo de ruído que atrapalhe essa comunicação.

Mas acima de tudo, para uma boa comunicação a secretária deve ser atenciosa e saber ouvir todos a sua volta, para compreender os problemas e solucioná-los da melhor forma possível.

Administração do tempo: saber administrar o tempo é essencial para toda secretária, pois esse planejamento e organização auxilia sua rotina diária e o bom desenvolvimento do trabalho. Para facilitar tenha uma agenda, podendo ser física ou online (Google Agenda).

Na verdade, ter agenda e um processo de organização é um item básico que toda secretária precisa ter.

Poder de decisão: essa é uma habilidade que vem sendo estimulada nos profissionais da área, pois interfere nas atividades executadas por esses profissionais.

Quem trabalha com secretariado executivo, costuma tomar decisões básicas como as compras necessárias para algum setor, e também decisões importantes que influenciam na empresa. Dessa forma, esse profissional deve-se manter calmo e pensar bem antes de tomar uma decisão, pois elas sempre têm consequências.

Quais habilidades ou conhecimentos precisa ter uma excelente secretária executiva?

Visão Global: o profissional de secretariado executivo, deverá manter-se sempre informado sobre a empresa, os setores e cada responsável pelo setor, além de informações externas, que estão relacionadas a empresa e podem afetá-la.

Domínio da língua portuguesa: esse domínio é essencial para qualquer profissional, principalmente para alguém que muitas vezes exerce o papel de porta voz de uma empresa, por isso, dominar a língua portuguesa é um requisito básico. Então, leia muito, faça um curso de gramática e sempre que tiver dúvida consulte um dicionário.

Discrição: muitas vezes o profissional de secretariado executivo vê e ouve coisas que são confidenciais, relacionadas a novos projetos ou a vida pessoal dos gestores da empresa. Então, saber manter isso em sigilo é de extrema importância para haja uma relação de confiança.

Proatividade: ser proativo é muito importante para esse profissional, pois isso significa que agirá antecipadamente (mas com cautela e cuidado) e conseguirá resolver ou evitar problemas que poderão surgir.

O papel do profissional de secretariado executivo atualmente

O mercado de trabalho está cada vez mais exigente com a formação desses profissionais, sendo assim, houve um aumento na procura de secretárias executivas com postura de gerente, gestora e assessora.

Atualmente os secretários executivos são considerados:

Gestores de informações: por atuar como multiplicador e filtro de informações, esses profissionais garantem que só os problemas mais sérios sejam levados para o executivo já com algumas possíveis soluções.

Conector de pessoas: esse profissional intermediará todas as áreas, dessa forma deve ser um excelente comunicador para que consiga eliminar qualquer possível ruído de comunicação. Também deve ser muito bom com relacionamentos interpessoais, com objetivo de atender as demandas dos clientes internos e externos.

Parceiro estratégico: auxilia nos planejamentos estratégicos e auxilia os grandes líderes executivos nos processos decisórios. Possui e conserva relacionamentos estratégicos da empresa com objetivo de intensificar a sinergia de trabalho.

Facilitador de processos: facilita a vida do executivo e também facilita os processos internos, a fim de contribuir nos resultados e na qualidade do serviço. Sendo assim, é essencial que esse profissional seja organizado.

Gestor de recursos: esse profissional coordena todos os controles administrativos, como fluxo de caixa, controle de material, entre outros recursos.

Multiprofissional: por exercer várias funções ao mesmo tempo esse profissional tem a capacidade de atuar em qualquer segmento. E ser multiprofissional é uma vantagem competitiva para qualquer profissional, pois facilita a adaptação as mudanças do mercado.

Participante de eventos: participar de eventos é muito importante para qualquer profissional pois fortalece seu networking e para esse profissional não seria diferente, além de ser uma grande oportunidade para quem quer atuar em secretariado remoto.

O trecho abaixo foi retirado de forma integral do site Manual da secretária:

“O seu papel vem assumindo responsabilidades cada vez mais importantes por trabalhar em conjunto com a alta administração, que por sua vez atuam no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.

Mas é claro que infelizmente muitas empresas / pessoas não vêem a profissão como ela deveria ser vista e reconhecida.

Muitas empresas ainda cultivam a percepção antiga da secretária (redigir cartas, atender telefone, marcar reuniões e servir cafezinho, apenas) e acabam não dando espaço para as novas capacidades e novos potenciais deste profissional.”

Sim, ele/ela é capaz de transformar empresas desorganizadas (“muquifos / fundo de quintal” como quiserem chamar) em grandes organizações com alto nível de gestão e excelência administrativa e operacional!

Datas importantes:

  • 30 de Setembro – Dia da secretária executiva

Dicas de livros:

  • Secretariado Intercultural – Como auxiliar empresas e profissionais em negócios no exterior. (Marcela Brito)
  • Excelência no Secretariado – (Bete D’elia; Maurício Sita e Magali Amorim)
  • Bom dia, Sr. Mandela – (Zelda La Grange)
  • Framework do Plano de Carreira do profissional secretário – (Ana Paula Marinho)
  • Be the Ultimate Assistant: A Celebrity Assistant’s Secrets to Success (Bonnie Low-Kramen)
  • Manual da Secretária – Técnicas de Trabalho (João Bosco Medeiros e Sonia Hernandes)
  • Secretária – Rotina Gerencial, Habilidades Comportamentais e Plano de Carreira (Roseli Mazulo e Sandra Liendo)

Então, será que a carreira de secretária(o) executiva(o) é a sua escolha certa?

Entre em contato com a Escola Porthal e informe-se sobre o curso de Auxiliar Administrativo

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