Nesse artigo você vai aprender a criar processos de trabalho na sua empresa.
Nesse artigo você vai aprender a criar processos de trabalho na sua empresa.
E saiba que não há sucesso sem ter um bom produto, pessoas treinadas e processos de trabalho bem feito.
QUAL É O SIGNIFICADO DE PROCESSOS DE TRABALHO?
Os Processos Empresariais significam uma série de passos adotados para executar uma determinada tarefa com excelência.
E o objetivo depende de cada tarefa, como, por exemplo, vender mais, ter menos erros e retrabalho, facilitar o treinamento de novos colaboradores e etc.
Por isso, adotar processos de trabalho na sua empresa vai facilitar o trabalho de todos, incluindo o seu, que é o de gerenciar tudo isso.
Mas e como eu posso elaborar isso na minha empresa?
PESSOAS PARA CRIAR ESSES PROCESSOS DE TRABALHO
Mas como processos de trabalho não se “criam sozinhos”, por tanto, você vai precisar investir em uma empresa do ramo, ou um profissional autônomo que preste esse tipo de serviço.
E a outra alternativa é ter um colaborador que possa executar essa missão. Que não é nada fácil.
HABILIDADES E COMPETÊNCIAS TÉCNICAS DE QUEM IRÁ ELABORAR
- Dominar o uso da língua portuguesa
- Ter capacidade de observar, avaliar e sintetizar informações
- Ser uma pessoa organizada e metódica
- Ter uma visão global do negócio
- Ter uma visão crítica para identificar possíveis problemas
- Além disso, ele (a) precisa ser bom com planejamento a médio prazo.
E se você tem a sorte de possuir alguém assim na sua equipe, não perca tempo. Já escale ela para iniciar esse projeto.
PASSO A PASSO DA ELABORAÇÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO NA SUA EMPRESA:
IDENTIFICAR OS PROBLEMAS
O primeiro passo a ser dado é identificar os tipos de problemas que estão acontecendo.
Como por exemplo: a equipe administrativa está tendo muito retrabalho devido a erros de condução de um problema ou falha de comunicação.
Então, nesse caso é preciso identificar a causa desse problema em específico. Por isso, o primeiro grande passo é: ELENCAR TODO O TIPO DE PROBLEMA, FALHA, DESAFIO E TAMBÉM DESEJOS que a empresa quer.
E uma dica bem importante: documentar tudo isso. Por isso crie um documento chamado “Manual de Procedimentos Setor X” e nessa fase apenas mencione os problemas.
2. INICIAR A DESCRIÇÃO DE CADA ATIVIDADE
Nesse segundo passo você precisa de paciência, detalhamento, tempo e observação. Pois é o momento em que você vai descrever cada passo que é dado para executar determinada tarefa.
Exemplo:
“Cliente está fazendo um pagamento: se for um pagamento com cheque preenche-se normal o valor e a data. No cartão usa-se a máquina X.
E se for em dinheiro a recepcionista precisa ir até o supervisor solicitar o troco, caso seja necessário. Então é registrado numa planilha a entrada desse valor”
Nesse caso o que podemos observar de prováveis falhas: A recepcionista, por não ter um giro de caixa junto com ela vai demorar mais pra atender os clientes.
E o que isso pode causar? Além da insatisfação, mostra para o cliente uma falta de organização.
Outro provável erro é esse registro em uma planilha. E se você tem muito giro de dinheiro, o ideal seria adotar um sistema que controle todas as informações, desde o cadastro dos clientes até os registros financeiros.
E como a gente pode observar, apenas uma atividade simples pode ocasionar diversos problemas futuros.
Por isso, nesse passo a pessoa responsável vai apenas descrever todas as atividades executadas da empresa, quem que as executa, de que forma, como as decisões são tomadas e etc.
3. INICIAR AS SUGESTÕES DE MELHORIA NOS PROCESSOS DE TRABALHO COM A EQUIPE
Com todos os dados coletados sobre como cada coisa é feita, o que não é feito e assim por diante, agora é hora de iniciar a descrição ideal.
E vai ser nessa fase que reunir a equipe e discutir melhorias nos processos de trabalho é fundamental.
Afinal, nada melhor do que a própria pessoa que trabalha e enfrenta as suas dificuldades para sugerir melhorias.
Então, conforme cada atividade for reescrita da nova forma de executar a tarefa, a equipe já é comunicada para ir testando essa nova maneira.
Mas é importante frisar que nessa fase os erros ainda vão acontecer, muitas dúvidas sobre a nova execução vão surgir e você precisa ter pulso firme para gerenciar o caos momentâneo e necessário.
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4. IMPLEMENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO NA EMPRESA
Nesse momento, que pode ter demorado de 6 meses a 1 ano para chegar, o manual dos procedimentos será apresentado para a equipe em forma de treinamento.
Então, após o esclarecimento de todas as mudanças, melhorias e novas colocações iniciará de forma oficial a execução de cada tarefa seguindo uma norma ou um passo a passo.
E se você já tiver adotado um novo sistema para gerenciar as informações da sua empresa, nesse manual é importante ter os prints das telas de onde ir e para que usar determinadas funções.
Por fim, o que fica estipulado é que o período de execução dessa nova forma de trabalhar vai durar 6 meses
5. REAVALIAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO
Passados os 6 meses, será feita uma revisão e um novo treinamento.
E você percebeu uma coisa que falei muito aqui? TREINAMENTO. Pois é IMPOSSÍVEL que seus colaboradores executem um processo com precisão e excelência sem ter tido antes um treinamento.
Talvez você já possa adotar como filosofia de vida: “só cobro aquilo que ensino”.
Dessa forma, com uma descrição detalhada de cada tarefa que será feita, por quem será feita e de que jeito, os seus colaboradores terão muita clareza para seguir contribuindo com o seu projeto.
E lembre-se que esses processos de trabalho deverão ser cobrados. Por isso, o colaborador que não estiver fazendo ou estiver em inconformidade com o acordado, deverá ser advertido, sendo passível, inclusive de demissão.
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POR QUE CRIAR ESSES PROCESSOS DE TRABALHO NA SUA EMPRESA?
Se o seu desejo é crescer com a sua empresa, ter mais lucro, menos erro e uma equipe bem treinada e que saiba o que tem que fazer: criar procedimentos de trabalho são parte fundamental.
Por isso, vou listar alguns benefícios de adotar procedimentos de trabalho na sua empresa:
- Diminui erros, retrabalho, que por consequência poupa tempo e dinheiro da empresa;
- Os colaboradores estarão mais bem preparados para lidar com os clientes e problemas futuros;
- Você vai transmitir mais confiança, organização e preocupação com os seus clientes;
- Você pode tirar 1 dia de folga que a empresa não vai decretar falência, pois com um procedimento bem feito as pessoas sabem o que precisa ser feito e de que forma;
- Colaboradores que entendem o que precisa ser feito e o papel que eles tem, são pessoas mais motivadas e engajadas com o propósito da empresa;
- É mais fácil identificar as falhas e quem está cometendo erros;
- E, também, fica muito mais fácil treinar os novos colaboradores. Pois basta seguir o Manual.
E você, gostou desse artigo?
Comenta aqui com a gente se a sua empresa já adota esses processos de trabalho ou se isso acabou de entrar para a sua lista de projeto para ser executado em 2020.
